Privacy policy

BV ADVOCATENKANTOOR ANNICK VAN HOVE hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij willen u door middel van deze privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door (of aan) ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

BV ADVOCATENKANTOOR ANNICK VAN HOVE, met maatschappelijke zetel te 2820 Bonheiden, Rijmenamseweg 30/0011 en met ondernemingsnummer BE 0777.498.946, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische en Europese regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

3. Persoonsgegevens

Naar gelang uw activiteiten en uw relatie tot ons kantoor, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

• uw persoonlijke identificatiegegevens;
• dossiernummer;
• rijksregisternummer voor zover noodzakelijk voor de behandeling van uw dossier;
• identificatiegegevens in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme tot beperking van het gebruik van contanten;
• gegevens inzake solvabiliteit, verzekeringen;
• financiële transacties;
• KBO-nummer, beroepsactiviteiten;
• overeenkomsten en schikkingen; vergunningen;
• persoonlijke bijzonderheden;
• immigrantenstatuut;
• in het bezit zijnde mandaten;
• klachten, incidenten of ongevallen;
• samenstelling van het gezin, huwelijk of huidige vorm van samenleven;
• lidmaatschappen van verenigingen, organisaties, groeperingen of beroepsverenigingen;
• gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen, veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen of administratieve sancties;
• huidige betrekking;
• loongegevens voor zover noodzakelijk voor de behandeling van het dossier;
• beeld- en audiomateriaal noodzakelijk voor de behandeling van het dossier of in het kader van een opleiding of event;
• gegevens van ons personeel zoals toegelicht in ons afzonderlijk gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan.

Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking.

4. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

4.1. Gegevens van cliënten

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• persoonlijke identificatiegegevens;
• dossiernummer;
• rijksregisternummer voor zover noodzakelijk voor de behandeling van uw dossier;
• financiële identificatiegegevens;
• gegevens inzake solvabiliteit, verzekeringen; - financiële transacties;
• beroepsactiviteiten;
• overeenkomsten en schikkingen;
• vergunningen;
• persoonlijke bijzonderheden;
• immigrantenstatuut;
• in het bezit zijnde mandaten;
• klachten, incidenten of ongevallen;
• samenstelling van het gezin, huwelijk of huidige vorm van samenleven;
• lidmaatschappen van verenigingen, organisaties, groeperingen of beroepsverenigingen;
• gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen, veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen of administratieve sancties;
• huidige betrekking;
• loongegevens voor zover noodzakelijk voor de behandeling van het dossier;
• beeld- en audiomateriaal noodzakelijk voor de behandeling van het dossier of in het kader van een opleiding of event.

 De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten, het cliëntenbeheer, de boekhouding en direct marketing- activiteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie of het gebruik op sociale media.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voor direct marketing- activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

4.2. Gegevens van leveranciers

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze advocaten en zelfstandige medewerkers, evenals van onze andere leveranciers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• persoonlijke identificatiegegevens;
• financiële identificatiegegevens;
• solvabiliteit;
• financiële transacties;
• beroepsactiviteiten;
• overeenkomsten en schikkingen;
• KBO-nummer.

Van onze advocaten/medewerkers verwerken wij eveneens beeld- of audiomateriaal voor onze website, sociale media of voor marketing doeleinden.

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers, de boekhouding en direct marketing activiteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voor direct marketing activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

4.3. Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een afzonderlijk Gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers.

4.4. Gegevens in het kader van de behandeling van onze dossiers

In het kader van de behandeling van onze dossiers, verwerken wij de persoonlijke identificatiegegevens van tegenpartijen en hun raadslieden, vakorganisaties of vertegenwoordigers, evenals van alle mogelijke andere betrokken personen zoals gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, burgerlijke partijen, curatoren, etc. De rechtsgronden zijn het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

4.5. Andere gegevens

Naast de hierboven voorziene gegevens verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe cliënten/prospecten, confraters, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, voormalige advocaten/medewerkers of werknemers, sollicitanten, etc. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

5. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

 Uw gegevens zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst, het dossier, de samenwerking of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

De identificatiegegevens van onze voormalige advocaten/medewerkers kunnen nog na deze termijnen bewaard worden voor netwerking of marketing doeleinden, en dit tot aan het overlijden van de advocaat/medewerker, tenzij deze aangeeft dergelijke uitnodigingen niet meer te willen ontvangen.

6. Rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.

Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de door u zelf betreffende persoonsgegevens, die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.

 Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

 U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot annick@avha.be.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen ons kantoor voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

 Gegevensbeschermingautoriteit

Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00 Fax.
 +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

7. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door onze advocaten en desgevallend hun respectieve (management)vennootschappen, evenals aan de rechtbanken en andere overheidsdiensten of aan derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, sociaal secretariaat, verzekeringsmaatschappijen, etc.

In het kader van de anti-witwaswetgeving worden gegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden mogelijks, in bepaalde omstandigheden, doorgestuurd naar de Stafhouder van de bevoegde balie.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zou worden.

Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen.

U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

8. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan BV ADVOCATENKANTOOR ANNICK VAN HOVE aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, advocaten, medewerkers en aangestelden.

Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.

10. Nog vragen?

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met ons kantoor: · hetzij per post naar Rijmenamseweg 30/0011 te 2820 Bonheiden, of · per e-mail aan annick@avha.be